E-Mail-Adresse mit ActiveCampaign verbinden — so geht's (alle 3 Wege)

ActiveCampaign trennt sauber zwischen Marketing-Kampagnen und persönlicher 1:1-Kommunikation: Dein eigenes Postfach verbindest du im Deals-Bereich unter „Connected Emails". Danach synchronisiert ActiveCampaign deine E-Mails automatisch mit den passenden Kontakten und Deals — rückwirkend bis zu einem Jahr und ab dann laufend. Drei Verbindungswege gibt es: Gmail, Microsoft Exchange und IMAP — und du kannst mehrere Konten parallel verbinden. Die ersten Schritte sind für alle gleich.

Für alle gleich: die ersten drei Schritte

1. „Connected Emails" öffnen Klicke in ActiveCampaign im linken Menü auf „Deals" → „Connected Emails". Auf dieser Seite verwaltest du alle verbundenen Konten samt Status und Sync-Einstellungen.

   

2. Konto hinzufügen Klicke auf den Button „Connect an email account". Ein Fenster öffnet sich: E-Mail-Adresse eintippen und „Sign In" klicken. ActiveCampaign erkennt den Anbieter — hier trennen sich die drei Wege.
3. Anbieter-Weg abschließen Je nach Konto geht es mit Gmail, Exchange oder IMAP weiter — danach lädt die Connected-Emails-Seite neu und dein Konto ist verbunden. Beim ersten Verbinden versucht ActiveCampaign direkt, bestehende E-Mails deiner Kontakte zu synchronisieren.

Weg A: Gmail (Google Workspace)

1. Google-Konto wählen und anmelden Im offiziellen Google-Anmeldefenster das Konto anklicken, das du verbinden willst, Passwort eingeben und „Next" klicken.
2. Berechtigungen bestätigen Die angefragten Zugriffe prüfen und mit „Allow" bestätigen. Dein Passwort landet nicht bei ActiveCampaign — die Anmeldung läuft direkt bei Google.

Weg B: Microsoft Exchange

1. „Exchange" wählen und anmelden Nach der E-Mail-Eingabe auf „Exchange" klicken, Passwort eingeben und „Sign In" klicken. Wichtig: Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung brauchst du ein App-Passwort von Microsoft statt deines normalen Passworts.
2. Bei Fehlern: „Advanced Settings" Schlägt die Verbindung fehl, öffne im Fenster den Link „Advanced Settings": Dort kannst du im Feld „Exchange username" deinen Windows-Benutzernamen eintragen (falls der von der E-Mail-Adresse abweicht) und den Exchange-Server manuell angeben. Tipp: Der Server-Name, den du in der Adresszeile der Outlook Web App siehst, ist der richtige — im Zweifel weiß es deine IT. Und: Ein Server, der nur per VPN erreichbar ist, funktioniert nicht.

Weg C: IMAP (GMX, IONOS, eigener Mail-Server …)

1. Passwort eingeben und anmelden Nach der E-Mail-Eingabe einfach das Passwort eintippen und „Sign In" klicken — ActiveCampaign versucht, die Server-Einstellungen automatisch zu erkennen.
2. Bei Problemen: Ports und IMAP-Freischaltung prüfen Die Standard-Ports sind 993 für IMAP (Empfang) und 587 oder 465 für SMTP (Versand). Viele Anbieter (z. B. GMX, Web.de) verlangen, dass du IMAP erst im Postfach aktivierst — und bei Zwei-Faktor-Authentifizierung ein eigenes App-Passwort. Unterstützt dein Anbieter kein IMAP, funktioniert dieser Weg nicht.

Zum Schluss (alle Wege): Sync-Umfang + Sichtbarkeit festlegen

1. „Sync emails from" wählen Auf der Connected-Emails-Seite legst du pro Konto fest, wessen E-Mails synchronisiert werden: „All contacts" (Standard — alle Kontakte, auch ohne Deal) oder „Only the primary contact on open deals" (nur der Hauptkontakt offener Deals). Die Mails erscheinen danach am Deal- und am Kontakt-Datensatz (Recent Activity Stream + „Emails"-Tab).
2. „Email visibility" festlegen „Private" = nur du siehst die synchronisierten E-Mails. „Public" = jeder im Account kann sie sehen. Zusätzlich kannst du hier die Sentiment Analysis erlauben und — in den Sales-Professional-/Enterprise-Plänen — ein „Preferred Email Account" als Standard-Absender für automatisierte 1:1-Mails wählen. Fertig — ab jetzt hängen deine E-Mails automatisch an Kontakt und Deal.

   

Häufige Fragen