E-Mail-Adresse mit Salesflare verbinden — so geht's (alle 3 Wege)

Salesflare lebt von deinem Postfach: Das CRM zieht E-Mails, Kontakte und Signaturen automatisch aus deinem verbundenen Konto und hängt sie an die richtigen Accounts und Opportunities. Es gibt drei Verbindungswege — Google (Gmail/Google Workspace), Microsoft (Office 365) und „Other via IMAP" für alle übrigen Anbieter. Die Einrichtung passiert an einer Stelle: in den „Email settings".

Für alle gleich: die ersten zwei Schritte

1. „Email settings" öffnen Öffne in Salesflare „Settings" (Einstellungen) → „Email settings". Hier siehst du alle verbundenen E-Mail-Adressen — beim allerersten Setup ist die Liste noch leer bzw. enthält das Konto, mit dem du dich registriert hast.
2. Neues Konto hinzufügen: der blaue „+"-Button Klicke unten rechts auf den großen blauen „+"-Button, um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Kleiner Praxis-Hinweis aus der offiziellen Hilfe: Der Button kann hinter dem Support-Chat-Fenster verdeckt sein — Chat-Fenster kurz schließen, dann ist er sichtbar. Danach wählst du deinen Anbieter: Google, Office 365 oder „Other via IMAP".

   

Weg A: Google (Gmail / Google Workspace)

1. Google wählen und anmelden Es öffnet sich das offizielle Google-Anmeldefenster (accounts.google.com). Konto auswählen und Passwort eingeben — deine Zugangsdaten landen nie bei Salesflare, die Anmeldung läuft direkt bei Google.
2. Zugriff erlauben Die angefragten Berechtigungen (E-Mails lesen/senden, Kontakte) mit „Zulassen" bestätigen. Danach beginnt Salesflare automatisch mit der Synchronisation. Praktisch für Gmail-Nutzer: Salesflare bietet zusätzlich eine E-Mail-Sidebar als Chrome-Erweiterung, mit der du das CRM direkt in Gmail bedienst.

Weg B: Microsoft / Office 365

1. „Office 365" wählen und bei Microsoft anmelden Es öffnet sich das offizielle Microsoft-Anmeldefenster. Passwort eingeben und — falls eingerichtet — die Zwei-Faktor-Anmeldung bestätigen.
2. Berechtigungen bestätigen Microsoft zeigt, welche Zugriffe Salesflare anfragt. Mit „Accept" / „Zustimmen" bestätigen — fertig. Für Outlook-Nutzer gibt es zusätzlich das offizielle Outlook-Add-in (Windows, Mac und Web), das Salesflare direkt in dein Postfach holt.

⚠ Wenn Microsoft mit „Need admin approval" stoppt: In vielen Firmen müssen neue Apps erst vom Microsoft-365-Administrator freigegeben werden. Das ist kein Fehler von dir. Dein Admin hat laut Salesflare-Hilfe zwei Möglichkeiten: entweder beim Zustimmungs-Dialog die Freigabe „for the whole organization" erteilen — oder im „Microsoft Entra admin center" unter „Enterprise applications" die App „Salesflare" suchen (für den Kalender heißt sie „Cronofy") und dort „Grant admin consent" klicken. Danach die Anmeldung einfach wiederholen.

Weg C: „Other via IMAP" — alle übrigen Anbieter

Für Postfächer, die weder bei Google noch bei Microsoft liegen (GMX, Web.de, IONOS, Strato, eigener Mail-Server …), wählst du „Other via IMAP". Salesflare verbindet dein Konto dann über seinen E-Mail-Infrastruktur-Partner Nylas.

1. „Other via IMAP" wählen In der Anbieter-Auswahl nach dem „+"-Button die Option „Other via IMAP" anklicken.
2. Zugangsdaten eintragen E-Mail-Adresse und Passwort eingeben und den Anweisungen auf der Seite folgen. Je nach Anbieter fragt der Dialog zusätzlich die IMAP-/SMTP-Server-Daten ab (z. B. imap.gmx.net, Port 993 mit SSL/TLS für den Empfang; mail.gmx.net, Port 587 für den Versand). Die Server-Namen deines Anbieters findest du in dessen Hilfe unter „IMAP/SMTP-Einstellungen".
3. Verbindung bestätigen Salesflare prüft die Verbindung und startet den Sync. Scheitert die Verbindung trotz korrekter Daten: prüfen, ob IMAP im Postfach überhaupt aktiviert ist und ob dein Anbieter ein eigenes App-Passwort für externe Programme verlangt.

Nach dem Verbinden: Was Salesflare jetzt macht

Salesflare synchronisiert ab jetzt automatisch: „Emails sent from your connected email address are always picked up and synced to Salesflare." Du kannst E-Mails auch direkt aus dem CRM schreiben (E-Mail-Icon bzw. Reply-Button), automatisierte E-Mail-Workflows aufsetzen und Öffnungen/Klicks per E-Mail-Tracking sehen (abschaltbar). Weitere Adressen fügst du jederzeit über denselben „+"-Button hinzu — laut offizieller Hilfe kannst du beliebig viele E-Mail-Adressen verbinden und trennen.

Häufige Fragen

Meine E-Mails synchronisieren nicht mehr — was tun?

Der offizielle Weg: „Settings" → „Email settings" öffnen und beim betroffenen Konto auf „Reconnect" klicken, dann neu authentifizieren. Häufigste Ursache ist ein geändertes Passwort. Bei Konten, die über „Other via IMAP" verbunden sind, lohnt zusätzlich ein Blick auf die Status-Seite von Nylas, dem E-Mail-Infrastruktur-Partner von Salesflare.