E-Mail-Adresse mit Salesforce verbinden — so geht's (alle 3 Wege)

Damit deine E-Mails in Salesforce am richtigen Lead, Kontakt oder an der Opportunity landen, gibt es drei grundverschiedene Wege: „Einstein Activity Capture" (automatischer Sync für Gmail und Microsoft), „Email-to-Salesforce" (eine persönliche BCC-Adresse, funktioniert mit jedem Anbieter) und die Outlook-/Gmail-Integration (Add-in zum gezielten Loggen). Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, wo dein Postfach liegt und ob dein Admin schon etwas eingerichtet hat — diese Anleitung zeigt alle drei, in der Reihenfolge, in der Salesforce sie heute vorsieht.

Weg A: „Einstein Activity Capture" — automatischer Sync (Gmail & Microsoft)

Einstein Activity Capture (kurz EAC) verbindet dein Google- oder Microsoft-Konto per OAuth mit Salesforce und synchronisiert danach E-Mails und Kalender-Termine automatisch — sie erscheinen in der „Activity Timeline" der passenden Leads, Kontakte, Accounts und Opportunities. Voraussetzung: dein Salesforce-Administrator muss EAC einmalig konfigurieren, bevor du dein Konto verbinden kannst.

1. Admin: EAC-Konfiguration anlegen Als Administrator in Salesforce oben rechts auf das Zahnrad → „Setup", dann in der „Quick Find"-Suche „Einstein Activity Capture" eingeben und „Settings" öffnen. Dort eine neue „Configuration" anlegen: E-Mail-Dienst wählen („Google" oder „Microsoft Office 365", für firmeneigene Server auch „Microsoft Exchange") und die Authentifizierungs-Methode festlegen — meist „User-Level OAuth 2.0" (jeder meldet sich selbst an); alternativ gibt es Organisations-/Service-Account-Varianten, bei denen die IT zentral verbindet.
2. Admin: festlegen, was gesynct wird, und Nutzer zuweisen In der Konfiguration wählen, ob „Emails", „Events" (Termine) und „Contacts" synchronisiert werden, unter „Excluded Addresses" interne Domains/Adressen vom Sync ausnehmen und die Standard-Sichtbarkeit („Default Activity Sharing") setzen. Zum Schluss die User oder Profile der Konfiguration zuweisen — erst danach sehen diese Nutzer die Verbindungs-Option.
3. User: eigenes Konto verbinden Als Nutzer oben rechts auf dein Profilbild → „Settings" (persönliche Einstellungen), dort in der „Quick Find"-Suche „Connected Accounts" eingeben und „Email and Calendar Accounts" öffnen. Auf „New Account" klicken und dem Dialog folgen. (Hat dein Admin das Konto zentral verbunden, steht es hier schon unter „Connected Accounts".)
4. Bei Google/Microsoft anmelden und Zugriff erlauben Es öffnet sich das offizielle Anmeldefenster deines Anbieters (accounts.google.com bzw. login.microsoftonline.com). Einloggen, ggf. Zwei-Faktor bestätigen und die angefragten Berechtigungen mit „Zulassen" / „Accept" bestätigen. Dein Passwort landet nicht bei Salesforce — die Anmeldung läuft direkt beim Anbieter. Danach heißt es kurz warten: bis zu 24 Stunden, bis die ersten E-Mails und Termine an den Datensätzen auftauchen.
5. Sichtbarkeit prüfen Standardmäßig sind deine synchronisierten E-Mails nicht für Kollegen sichtbar („Don't Share"). In deinen persönlichen EAC-Einstellungen kannst du das ändern („Share with Everyone" bzw. Freigabe für Gruppen, sofern der Admin das vorgesehen hat) — und einzelne Mails lassen sich auch direkt in der Timeline teilen.

Weg B: „Email-to-Salesforce" — die BCC-Adresse (jeder Anbieter)

Der Klassiker, der mit jedem Postfach funktioniert — auch GMX, IONOS oder deinem eigenen Mail-Server: Salesforce gibt dir eine persönliche, lange Systemadresse. Jede ausgehende Mail, bei der du diese Adresse ins BCC setzt, wird in Salesforce als echte Aktivität am passenden Lead oder Kontakt gespeichert (Zuordnung über die Empfänger-Adresse).

1. Admin: Funktion aktivieren (einmalig) In „Setup" in der „Quick Find"-Suche „Email to Salesforce" eingeben, die Seite öffnen und das Häkchen „Active" setzen. In vielen Orgs ist das bereits aktiv.
2. Deine persönliche Adresse finden Als Nutzer: Profilbild → „Settings" → in der „Quick Find"-Suche „My Email to Salesforce" öffnen. Oben steht deine einmalige System-Adresse (sie beginnt mit emailtosalesforce@…) — kopieren und am besten als Kontakt „Salesforce BCC" im Adressbuch speichern.
3. Absender-Adressen freischalten Auf derselben Seite unter „My Acceptable Email Addresses" alle Absender-Adressen eintragen, von denen du sendest (z. B. Haupt-Adresse + Alias). Mails von nicht gelisteten Adressen verwirft Salesforce kommentarlos — der häufigste Grund, warum „nichts ankommt".
4. Zuordnungs-Optionen setzen Ebenfalls dort wählst du, ob eingehende Kopien automatisch Leads, Kontakten und Opportunities zugeordnet werden. Praktisch ist die Option, für Mails ohne passenden Datensatz einen Eintrag in „My Unresolved Items" anzulegen — dort ordnest du sie später manuell zu.
5. Im Alltag: Adresse ins BCC setzen Ab jetzt bei jeder Mail, die in Salesforce landen soll, die Adresse ins BCC-Feld setzen — egal aus welchem Mail-Programm. Tipp: Viele Mail-Programme können ein automatisches BCC für alle ausgehenden Mails hinterlegen; damit wird der manuelle Weg quasi automatisch.

Weg C: Outlook-/Gmail-Integration — Salesforce direkt im Postfach

Der dritte Weg ist ein Add-in: Salesforce blendet eine Seitenleiste direkt in Outlook bzw. Gmail ein. Du siehst zum Absender der offenen Mail den passenden Salesforce-Datensatz und loggst Mails gezielt per Klick — gut, wenn du selektiv arbeiten willst statt alles zu syncen.

1. Add-in installieren Für Outlook: das Salesforce-Add-in aus Microsoft AppSource hinzufügen. Für Gmail: die Salesforce-Erweiterung aus dem Chrome Web Store installieren. In Firmen verteilt das oft der Admin zentral; die Integration muss zudem in Setup aktiviert sein.

   

2. Anmelden und Mails loggen Im Add-in mit deinem Salesforce-Login anmelden. Öffnest du eine Mail, schlägt Salesforce passende Datensätze vor — mit „Log Now" übernimmst du den Vorschlag, mit „Pick Record" wählst du selbst, an welchem Lead, Kontakt oder Deal die Mail gespeichert wird. Zusatzfunktionen wie Öffnungs-Tracking gibt es je nach Lizenz über die „Inbox"-Features.

Häufige Fragen