Termin-Tool mit Bestätigungsmails: Kunden buchen selbst, dein Kalender bleibt synchron
Eine Buchungsseite unter deiner Domain, Bestätigung und Erinnerung aus deinem System, freie Zeiten aus deinem Kalender. Ab 690 € einmalig, 90 € im Monat — kein Abo pro Nutzer.
„Passt dir Dienstag 14 Uhr? Oder Mittwoch?“ — drei Mails, zwei Tage, ein Termin. Wer Termine per Mail vereinbart, verliert nicht nur Zeit, sondern Kunden, die in der Zwischenzeit woanders gebucht haben. Ein Termin-Tool löst das mit einem Link. Die Frage ist nur, wessen Tool es ist.
- Was: Buchungsseite unter deiner Domain, freie Zeiten aus deinem Kalender, Bestätigung und Erinnerung aus deinem System.
- Preis: ab 690 € einmalig* (meist 900 €–1.900 €) + 90 €/Monat, kein Abo pro Nutzer.
- Für wen: Teams, die Termine heute per Mail hin- und herschieben.
Ein Link, den du in die Mail-Signatur, auf die Website oder ins Angebot setzt. Der Kunde sieht deine freien Zeiten, wählt eine, bekommt sofort eine Bestätigung und einen Tag vorher eine Erinnerung — alles in deinem Namen, von deiner Domain. Dein Kalender bleibt synchron, du tippst nichts.
Kurz erklärt — „Kalender-Sync“: die Verbindung zwischen Buchungsseite und deinem Kalender (Google, Microsoft 365, iCloud): gebuchte Termine erscheinen bei dir, belegte Zeiten verschwinden von der Buchungsseite.
Kurz erklärt — „Bestätigungsmail“: die automatische Mail nach der Buchung — mit Termin, Ort oder Videolink, Absage-Link. Kommt bei uns aus deinem System, nicht von einem Drittanbieter.
Was du bekommst
- Buchungsseite unter deiner Domain, in deinem Design — für dich oder mehrere Personen
- Freie Zeiten aus deinem Kalender, Puffer und Arbeitszeiten, die du selbst festlegst
- Bestätigung, Erinnerung, Absage-Link — als Mail in deinem Namen, auf Wunsch auch per WhatsApp
- Termin-Arten (Kennenlernen 15 Min, Beratung 60 Min …) mit eigenem Link und eigener Notiz-Frage
- Termine landen im CRM als Aktivität am Kontakt
Genau das ist Stufe S · Ein Baustein im Kosten-Rechner: ab 690 € einmalig* + 90 € im Monat für Wartung und Betrieb — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Ein Termin-Link ist ein Verkäufer, der nie fragt, ob Dienstag passt.
So läuft es ab
Vom Link zum Termin — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch: Welche Termin-Arten, welcher Kalender, welche Fragen soll die Buchung stellen?
- Einrichtung: Seite in deinem Design, Kalender verbunden, Mails getextet — du testest mit einer echten Buchung.
- Live: Link in Signatur und Website, erste Buchung meist am selben Tag.
Bei uns selbst läuft genau das: der Link /t/simon-hesse steht in jeder Mail und auf jeder Seite. Wer aus dem Kosten-Rechner kommt, bringt seine Zahl als Notiz mit — der Termin ist vorbereitet, bevor er stattfindet.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 690 € einmalig* · + 90 € im Monat für Wartung und Betrieb
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 900 € und 1.900 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Stufe S · Ein Baustein im Kosten-Rechner. Monatlich heißt: Hosting, Störungen, Updates, Backups, kleine Anpassungen — bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | Calendly ab 10 € pro Nutzer und Monat, Team-Funktionen teurer | 90 € im Monat, egal wie viele Personen buchen lassen |
| Absender | calendly.com — Kunde sieht den Anbieter | Deine Domain, dein Name |
| Daten | Kalender und Kontakte beim Anbieter (oft USA) | Bei dir, EU-Server |
| CRM | Nur mit Zusatzmodul | Termin steht als Aktivität am Kontakt |
Weil es bei dir läuft
Kein Abo pro Nutzer, keine Buchungsseite mit fremdem Logo, keine Kalenderdaten in einer fremden Cloud. Die Buchungsseite läuft bei uns oder auf deinem Server — und wenn dein Team von zwei auf sechs wächst, kostet das nichts extra.
- Terminfindung per Mail-Pingpong
- Vergessene Termine ohne Erinnerung
- Ein Abo pro Kopf für einen Link
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Ein Termin-Tool ist ein gutes erstes Selbstbau-Projekt — Kalender-Schnittstellen sind gut dokumentiert:
- Termin-Arten festlegen — Zwei reichen zum Start: „Kennenlernen 15 Min“ und „Beratung 60 Min“. Je Art: Dauer, Puffer davor/danach, Arbeitszeiten.
- Kalender anbinden — Google Calendar API (freebusy für belegte Zeiten, events.insert zum Eintragen) oder Microsoft Graph (/me/calendar/getSchedule). Zugang über OAuth, einmal einrichten.
- Buchungsseite bauen — Eine Seite je Termin-Art: freie Slots der nächsten 14 Tage aus dem Kalender berechnen, Klick auf Slot → Formular (Name, Mail, Telefon, Notiz).
- Bestätigen und erinnern — Nach der Buchung: Kalendereintrag mit Gast, Bestätigungsmail mit ICS-Datei, Erinnerung 24 h vorher per zeitgesteuertem Job (Cron). Absage-Link nicht vergessen.
- Ins CRM schreiben — Termin als Aktivität am Kontakt anlegen (Pipedrive: POST /v1/activities). So sieht der Vertrieb ihn ohne Kalenderblick.
- Link überall — Mail-Signatur, Website, Angebots-PDF. Der Link ist der Verkäufer.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 690 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- du oder dein Team regelmäßig Termine mit Kunden macht
- Termine heute per Mail oder Telefon hin- und hergeschoben werden
- du willst, dass Termine im CRM stehen, nicht nur im Kalender
Passt nicht, wenn …
- du ein Ressourcen-System mit Räumen, Geräten und Schichten brauchst — das ist eine Stufe größer
- niemand bei euch einen digitalen Kalender führt
- du nur zwei Termine im Monat hast — dann reicht ein Satz in der Mail
Häufige Fragen
Welche Kalender werden unterstützt?
Google Kalender, Microsoft 365/Outlook und iCloud. Gebuchte Termine erscheinen bei dir, belegte Zeiten verschwinden von der Buchungsseite.
Kann mein ganzes Team buchen lassen?
Ja, beliebig viele Personen und Termin-Arten — ohne Preis pro Nutzer. Jede Person bekommt ihren eigenen Link, gemeinsame Termine sind möglich.
Was kostet das Termin-Tool?
Ab 690 € einmalig plus 90 € im Monat für Betrieb. Räume, Ressourcen oder Bezahlung bei der Buchung machen es größer — deshalb „ab“.
- Ein Link ersetzt drei Mails — und der Kunde bucht, wenn er gerade Lust hat.
- Ab 690 € einmalig, 90 € im Monat, kein Preis pro Nutzer.
- Mit Räumen, Ressourcen oder Bezahlung bei der Buchung wird es mehr — deshalb „ab“.
Und immer dabei, egal welche Stufe: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: Google Calendar API — Übersicht · Microsoft Graph — Kalender · RFC 5545 — iCalendar (ICS) · Calendly — Preise (Vergleich) · Pipedrive — Activities API · Kosten-Rechner (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.