E-Mail-Adresse mit Bitrix24 verbinden — so geht's (Connectors + IMAP)

Bitrix24 bringt mit „Webmail" einen eigenen Mail-Client mit: Du verbindest dein bestehendes Postfach, liest und schreibst direkt in Bitrix24 — und kannst eingehende Mails automatisch ins CRM routen. Es gibt fertige Connectors für Gmail, Outlook, iCloud, Office 365, Exchange und Yahoo! — plus „Corporate e-mail" für jedes andere Postfach per IMAP/SMTP. Technisch laufen alle Verbindungen über eine von vier Methoden: OAuth, Login+Passwort, App-Passwort oder manuelle IMAP/SMTP-Daten.

Weg A: Provider-Connector (Gmail, Outlook, iCloud, Office 365, Exchange, Yahoo!)

1. „Webmail" öffnen und Provider wählen Öffne in Bitrix24 die Sektion „Webmail" und wähle deinen E-Mail-Provider aus der Liste. Hast du schon ein Postfach verbunden und willst ein weiteres hinzufügen: auf den Pfeil neben deiner E-Mail-Adresse klicken und „Connect new" wählen. (In der Mobile-App: Menü → „Email" → „Connect".)

   

   

2. Anmelden — am besten per OAuth Bei Gmail, Outlook & Co. klickst du auf „Authentication": Es öffnet sich das offizielle Anmeldefenster deines Providers, du wählst das Konto, gibst dein Passwort ein und erlaubst dem Bitrix24-Connector den Zugriff. Dein Passwort landet dabei nicht bei Bitrix24. Alternativ unterstützt Bitrix24 auch die Anmeldung mit Login + Passwort oder mit einem App-Passwort (ein spezieller Code deines Mail-Anbieters für Drittanwendungen).

   

   

3. „Connect" klicken Mit „Connect" abschließen — weiter zu den Sync- und CRM-Einstellungen.

Weg B: „Corporate e-mail" — Verbindung per IMAP und SMTP

Für alle Anbieter ohne eigenen Connector (GMX, Web.de, IONOS, Strato, eigener Mail-Server …) wählst du in der Provider-Liste „Corporate e-mail".

1. „Corporate e-mail" wählen In der Webmail-Provider-Auswahl auf „Corporate e-mail" klicken.
2. Server-Daten eintragen Laut offizieller Hilfe brauchst du: IMAP-Server-Adresse + Port (Empfang, z. B. imap.gmx.net, Port 993 mit SSL/TLS), SMTP-Server-Adresse + Port (Versand, z. B. mail.gmx.net, Port 587), deine E-Mail-Adresse und dein Mailbox- oder App-Passwort. Die Server-Namen findest du in der Hilfe deines Anbieters unter „IMAP/SMTP-Einstellungen".

   

3. Verbinden Mit „Connect" (in der App: „Next") abschließen. Scheitert die Verbindung mit korrekten Daten: prüfen, ob IMAP im Postfach aktiviert ist und ob dein Anbieter ein App-Passwort für externe Programme verlangt.

   

Zum Schluss (alle Wege): Sync-Zeitraum + CRM-Verknüpfung

1. Sync-Zeitraum wählen Beim Verbinden legst du fest, für welchen Zeitraum E-Mails nach Bitrix24 geladen werden — z. B. die letzten sieben Tage. Für den Start reicht ein kurzer Zeitraum; das hält das Postfach in Bitrix24 übersichtlich.
2. CRM-Verknüpfung einstellen Hier entscheidest du, ob eingehende/ausgehende Mails ins CRM geroutet werden und ob neue Adressen als Leads oder Kontakte angelegt werden. Standardverhalten laut Hilfe: Für eingehende Mails unbekannter Absender erstellt Bitrix24 einen neuen Lead; kommt die Mail von jemandem, der schon im CRM existiert, wird sie an das bestehende CRM-Element angehängt.

   

3. Ordner + Zugriff festlegen — fertig Optional wählst du, welche Ordner synchronisiert werden, ob Besprechungs-Einladungen in den Kalender übernommen werden und — bei gemeinsamen Postfächern — welche Mitarbeiter auf das Postfach zugreifen dürfen. Danach ist dein Postfach verbunden.

⚠ Die zwei typischen Bitrix24-Stolpersteine: Erstens die Lead-Flut: Ist das CRM-Routing aktiv und kein Verantwortlicher zugewiesen, erzeugt Bitrix24 für jede eingehende Mail eines unbekannten Absenders einen neuen Lead — auch für Newsletter und Rechnungen. Sync-Ordner bewusst wählen (z. B. nur den Posteingang, keine Spam-/Werbe-Ordner). Zweitens der Sync-Takt: Laut FAQ synchronisiert Bitrix24 alle 10 Minuten, wenn du aktiv bist oder CRM-Routing aktiv ist — ohne CRM-Routing und ohne aktiven Postfach-Besitzer aber nur alle 24 Stunden. Wer sich über „fehlende" Mails wundert: erst den „Sync"-Button drücken.

Häufige Fragen