E-Mail-Adresse mit CentralStationCRM verbinden — so funktioniert die E-Mail-Ablage wirklich
Vorweg die ehrliche Antwort: CentralStationCRM synchronisiert dein Postfach nicht. Es gibt keine IMAP-Anbindung und keinen Google-/Microsoft-Login wie bei anderen CRMs. Stattdessen bekommt jeder Nutzer eine persönliche E-Mail-Ablageadresse (z. B. IhrName-1234@mailin.centralstationcrm.net): Was du an diese Adresse schickst — per BCC oder Weiterleitung — landet im CRM am richtigen Kontakt. Das ist bewusst einfach gehalten und in 5 Minuten eingerichtet.
| Dein Fall | So geht's | Dein Weg |
|---|---|---|
| E-Mails, die du schreibst | Ablageadresse als BCC-Empfänger — aus dem CRM heraus sogar automatisch | Ausgehend per BCC |
| E-Mails, die du bekommst | Mail einzeln an die Ablageadresse weiterleiten | Eingehend weiterleiten |
| Mail an viele Kontakte | Bis 30 Empfänger über „Aktionen" → „E-Mail schreiben" | Häufige Fragen |
| Automatischer Postfach-Sync | Gibt es in CentralStationCRM nicht — das Ablage-Prinzip ersetzt ihn | — |
Du behältst dein gewohntes Mail-Programm (Outlook, Apple Mail, Gmail …) — das CRM bekommt nur Kopien der Mails, die du ihm aktiv gibst.
Einrichtung: die persönliche Ablageadresse
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Ablageadresse finden
Klicke in CentralStationCRM oben rechts auf das Zahnrad → „Meine Einstellungen". Dort findest du den Satz „Ihre persönliche E-Mail Ablage für Personen lautet" — gefolgt von deiner Adresse im Stil von
IhrName-1234@mailin.centralstationcrm.net. Jeder Nutzer hat seine eigene.
Zahnrad → „Meine Einstellungen" — hier steht deine persönliche Ablageadresse - Adresse im Mailprogramm als Kontakt speichern Lege die Ablageadresse in deinem E-Mail-Programm als Kontakt an — z. B. unter dem Namen „CRM". Dann schlägt dein Mailprogramm sie beim Tippen automatisch vor und du musst die kryptische Adresse nie wieder heraussuchen.
Weg A: Ausgehende E-Mails per BCC ablegen
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Aus dem CRM heraus schreiben (automatisch)
Klicke im CRM bei einer Person oder Firma (rechte Spalte) auf deren E-Mail-Adresse. Dein Standard-Mailprogramm öffnet sich — und deine Ablageadresse ist automatisch als BCC-Empfänger eingetragen. Einfach schreiben und senden; die Mail liegt danach im Verlauf des Kontakts.
Die E-Mail-Adresse steht in der rechten Spalte der Person — ein Klick öffnet dein Mailprogramm mit gesetztem BCC -
Direkt im Mailprogramm schreiben (manuell)
Schreibst du die Mail ohne Umweg übers CRM, füge deine Ablageadresse selbst als BCC (Blindkopie) hinzu. Der Empfänger sieht davon nichts.
Die Ablageadresse in der Blindkopie-Zeile — so landet die Mail zusätzlich im CRM
Weg B: Eingehende E-Mails weiterleiten
- Mail an die Ablageadresse weiterleiten Öffne die eingegangene E-Mail und leite sie an deine Ablageadresse weiter. Wichtig: Immer nur eine E-Mail pro Weiterleitung — keine Sammel-Weiterleitungen.
- Zuordnung prüfen Das CRM erkennt den ursprünglichen Absender und legt die Mail im Verlauf der Person ab. Voraussetzung: Die Person ist mit ihrer richtigen E-Mail-Adresse im CRM angelegt. Fehlt sie oder stimmt die Adresse nicht, klappt die automatische Zuordnung nicht — Kontakt zuerst anlegen bzw. Adresse ergänzen.
1. Kontakt fehlt im CRM — ohne passende E-Mail-Adresse am Kontakt kann die Ablage nicht zuordnen. 2. Mehrere Mails auf einmal weitergeleitet — die Ablage verarbeitet nur eine E-Mail pro Weiterleitung. 3. Signatur-Logos fluten die Kontakte — Bild-Anhänge aus Signaturen landen sonst als Dateien am Kontakt; blende sie über die Datei-Blacklist in „Meine Einstellungen" aus (z. B. Signatur-Logo.jpg,*.tiff).
Häufige Fragen
Gibt es wirklich keinen automatischen E-Mail-Sync?
Richtig — CentralStationCRM bindet dein Postfach nicht per IMAP oder OAuth an. Das ist eine bewusste Design-Entscheidung des Anbieters: Nur was du aktiv per BCC oder Weiterleitung ins CRM gibst, landet dort. Vorteil: volle Kontrolle und keine privaten Mails im CRM. Nachteil: Du (und jeder im Team) musst an die Ablage denken — vergessene Mails fehlen im Verlauf.
Kann ich eine E-Mail an viele Kontakte gleichzeitig schicken?
Ja, bis zu 30 Empfänger (Begrenzung zur Spam-Prävention): Personen in der Übersicht auswählen → „Aktionen" → „E-Mail schreiben" → „Mein E-Mail Programm öffnen". Die Adressen werden automatisch in die BCC-Zeile deines Mailprogramms übernommen. Für echte Newsletter ist CentralStationCRM nicht gedacht — dafür braucht es ein separates Tool.
Wie lege ich vertrauliche E-Mails ab?
Hänge beim Versand +confidential an deine Ablageadresse an — also Name-123456789+confidential@mailin.centralstationcrm.net. Alternativ können Nutzer mit erweiterten Rechten E-Mails nachträglich als „vertraulich" markieren.
Werden E-Mails an Kollegen auch abgelegt?
Nein — E-Mails an andere CRM-Nutzer (auch ehemalige) werden von der Archivierung ausgeschlossen. Die Ablage ist für Korrespondenz mit externen Kontakten gedacht, nicht für interne Kommunikation.