E-Mail-Adresse mit Pipedrive verbinden — so geht's (alle 4 Wege)

Damit Pipedrive deine E-Mails automatisch den richtigen Kontakten und Deals zuordnet, verbindest du einmalig dein E-Mail-Konto. Wichtig zu wissen: Pipedrive bietet vier Verbindungswege — Google, Office 365 (Microsoft), Exchange und „Other" (IMAP/SMTP). Die ersten Schritte sind für alle gleich; danach zeigt dir diese Anleitung jeden Weg im Detail.

Für alle gleich: die ersten drei Schritte

1. E-Mail-Synchronisation in Pipedrive öffnen Klicke in Pipedrive oben rechts auf dein Profilbild → „Persönliche Einstellungen" („Personal preferences") → im linken Menü auf „E-Mail-Synchronisation" („Email sync"). Gib deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Get started".

   

2. E-Mail-Anbieter wählen Pipedrive fragt jetzt nach deinem Anbieter — hier trennen sich die vier Wege: Google, Office 365, Exchange oder Other (= IMAP/SMTP).

   

3. Konto-Typ wählen: persönlich oder Team „Personal account" = deine eigene Adresse (Standard). „Team account" = ein gemeinsames Postfach wie info@ oder sales@, auf das mehrere Kollegen zugreifen sollen.

   

Weg A: Office 365 / Microsoft

1. „Office 365" wählen und bei Microsoft anmelden Es öffnet sich das offizielle Microsoft-Anmeldefenster (login.microsoftonline.com). Passwort eingeben und — falls eingerichtet — die Zwei-Faktor-Anmeldung bestätigen (z. B. Authenticator-App). Dein Passwort landet nie bei Pipedrive; die Anmeldung läuft direkt bei Microsoft.
2. Berechtigungen bestätigen Microsoft zeigt, welche Zugriffe Pipedrive anfragt (E-Mails lesen/senden). Klicke auf „Zustimmen" / „Accept" — weiter zu den Sync-Einstellungen.

Weg B: Google (Gmail / Google Workspace)

1. „Google" wählen und anmelden Es öffnet sich das offizielle Google-Anmeldefenster (accounts.google.com). Konto wählen und Passwort eingeben.
2. Zugriff erlauben Die angefragten Zugriffe mit „Zulassen" bestätigen. Bei Google Workspace kann — wie bei Microsoft — eine einmalige Freigabe durch den Workspace-Administrator nötig sein. Weiter zu den Sync-Einstellungen.

Weg C: Exchange (firmeneigener Exchange-Server)

Diesen Weg brauchst du, wenn deine Firma einen eigenen Exchange-Server betreibt (on-premise, Exchange 2013 oder neuer) — also NICHT Microsoft 365 in der Cloud (das ist Weg A).

1. „Exchange" wählen In der Anbieter-Auswahl (Schritt 2 oben) auf „Exchange" klicken.
2. Zugangsdaten eingeben Statt eines Anmeldefensters fragt Pipedrive die Daten direkt ab: E-Mail-Adresse, Benutzername (oft die E-Mail-Adresse oder DOMAIN\benutzer) und Passwort. Falls Pipedrive den Server nicht automatisch findet, zusätzlich die Server-Adresse deines Exchange (bekommt man von der IT, z. B. mail.deinefirma.de).
3. Verbinden Pipedrive prüft die Verbindung — klappt es, geht es weiter zu den Sync-Einstellungen. Schlägt es fehl, sind es fast immer Tippfehler in Server-Adresse/Benutzername oder eine Firewall-Regel: kurz mit der IT prüfen, ob Exchange-Web-Services (EWS) von außen erreichbar sind.

Weg D: „Other" — Verbindung per IMAP und SMTP

Für alle anderen Anbieter (GMX, Web.de, IONOS, Strato, eigener Mail-Server …) wählst du „Other". Hier verbindest du klassisch per IMAP (Empfang) und SMTP (Versand).

1. „Other" wählen In der Anbieter-Auswahl (Schritt 2 oben) auf „Other" klicken.
2. IMAP-Daten eingeben (Empfang) IMAP-Server (z. B. imap.gmx.net), Port 993 mit SSL/TLS, dazu Benutzername (meist die volle E-Mail-Adresse) und Passwort.
3. SMTP-Daten eingeben (Versand) SMTP-Server (z. B. mail.gmx.net), Port 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL), Benutzername + Passwort wie oben. Die Server-Namen deines Anbieters findest du in dessen Hilfe unter „IMAP/SMTP-Einstellungen".
4. Verbinden Pipedrive testet beide Verbindungen — dann weiter zu den Sync-Einstellungen.

Zum Schluss (alle Wege): Sichtbarkeit + Sync-Einstellungen

1. Sichtbarkeit festlegen „Private" = nur du siehst die E-Mails (Standard-Empfehlung). „Shared" = dein Team sieht die Konversationen, sobald sie an Deals/Kontakten hängen. Das lässt sich später auch pro E-Mail ändern.
2. Zeitraum + Ordner wählen, dann „Start sync" Festlegen, ab wann rückwirkend synchronisiert wird (bis zu 2 Jahre) und ob alle Ordner oder nur ausgewählte übernommen werden. Mit „Start sync" abschließen — fertig! Deine E-Mails erscheinen ab jetzt automatisch am passenden Kontakt und Deal.

   

Häufige Fragen

Sieht mein ganzes Team jetzt meine E-Mails?

Nein — das steuerst du über die Sichtbarkeit („Private"/„Shared", siehe letzter Schritt) und kannst es pro E-Mail ändern. Für gemeinsame Postfächer wie info@ gibt es den eigenen Weg „Team account":