Kundenportal: Kunden sehen Stand, Belege und Termine — ohne dich zu fragen
Ein Login für deine Kunden: Projektstand, Dokumente, Termine, Anfragen — an einem Ort, in deinem Design. Nichts geht mehr per Mail verloren. Ab 2.990 € einmalig, 190 € im Monat.
„Können Sie mir die Rechnung nochmal schicken?“ — „Wie ist der Stand?“ — „Wann war nochmal der Termin?“ Jede dieser Mails kostet dich fünf Minuten und den Kunden das Gefühl, betteln zu müssen. Ein Kundenportal beantwortet die Fragen, bevor sie gestellt werden. Und es ist der Ort, an dem Anfragen ankommen, statt in einem Postfach zu versickern.
- Was: Login für deine Kunden — Stand, Belege, Termine, Freigaben, Anfragen als Ticket. In deinem Design, unter deiner Domain.
- Preis: ab 2.990 € einmalig* (meist 3.900 €–7.000 €) + 190 €/Monat, kein Preis pro Kunde.
- Für wen: Betriebe, deren Kunden regelmäßig nach Stand und Belegen fragen.
Deine Kunden bekommen einen Login auf deiner Domain. Dort sehen sie, was sie betrifft: Wo steht mein Projekt, welche Belege gibt es, welche Termine stehen an, was habe ich zuletzt angefragt. Sie können Dateien hochladen, Anfragen stellen, Freigaben erteilen. Du siehst dasselbe von der anderen Seite — und musst nichts mehr per Mail nachschicken.
Kurz erklärt — „Portal“: eine geschützte Website für eingeloggte Kunden. Im Gegensatz zu einer öffentlichen Seite zeigt sie jedem nur seine eigenen Daten.
Kurz erklärt — „Eventbox / Freigabe“: unser Muster für Kommunikation aus dem Portal: jede Mail an den Kunden ist erst ein Entwurf, den ein Mensch freigibt — keine Automatik, die Kunden zuspammt.
Was du bekommst
- Ein Portal unter deiner Domain, in deinem Design — Login per Mail-Link, kein Passwort-Chaos
- Je Kunde: Stand, Dokumente, Termine, Verlauf, offene Punkte — nur seine, nichts von anderen
- Anfragen und Uploads aus dem Portal landen bei dir als Aufgabe oder Ticket, nicht als Mail
- Freigaben mit einem Klick (Angebot, Entwurf, Rechnung) — nachvollziehbar, mit Zeitstempel
- Anbindung ans CRM und an deine Belege (Rechnungen aus Stripe, Weclapp, lexoffice …)
- Betrieb: Hosting, Updates, Datenschutz-Regeln, die du festlegst
Genau das ist Stufe M · Ein System im Kosten-Rechner: ab 2.990 € einmalig* + 190 € im Monat für Wartung und Betrieb — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Ein Portal ist kein Extra-Service. Es ist das Ende der Frage „Wie ist der Stand?“
So läuft es ab
Was der Kunde selbst sieht — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch: Was fragen Kunden heute per Mail? Genau das kommt ins Portal — nicht mehr.
- Klickbarer Entwurf mit deinem Design: Du siehst das Portal aus Kundensicht, bevor gebaut wird.
- Bau, Pilot mit drei Kunden, Live: Drei bis fünf Wochen — dann bekommt jeder Kunde seinen Link.
Für einen Beratungskunden haben wir genau das gebaut: Willkommensreise, Projektstand, Ticketbereich, Belege. Vorher: 20 Status-Mails pro Woche. Nachher: der Kunde schaut selbst — und stellt seine Fragen dort, wo sie sofort als Ticket beim richtigen Menschen landen. Mit Weckruf an das Team, wenn ein neues Ticket kommt.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 2.990 € einmalig* · + 190 € im Monat für Wartung und Betrieb
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 3.900 € und 7.000 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Stufe M · Ein System im Kosten-Rechner. Monatlich heißt: Hosting, Störungen, Updates, Backups, kleine Anpassungen — bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | Portal-Dienste ab 3–10 € pro Kunde und Monat — bei 100 Kunden 300–1.000 € | 190 € im Monat, egal wie viele Kunden |
| Auftritt | Anbieter-Design, oft mit Fremd-Logo | Deine Domain, dein Design |
| Datenschutz | AGB des Anbieters, oft außerhalb der EU | Deine Regeln, EU-Server oder dein Server |
| Anfragen | Kommen als Mail | Kommen als Ticket/Aufgabe beim Richtigen |
Weil es bei dir läuft
Keine Portal-Gebühr je Kunde, kein fremdes Logo auf deiner Kundenseite, keine Kundendaten in einer Cloud, deren AGB du nicht gelesen hast. Das Portal läuft bei uns oder auf deinem Server, nach deinen Datenschutz-Regeln — und der hundertste Kunde kostet dasselbe wie der erste.
- „Wie ist der Stand?“-Mails
- Belege, die dreimal nachgeschickt werden
- Anfragen, die im Postfach versickern
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Ein Portal ist zuerst eine Frage der Datenquelle — wenn CRM und Belege sauber sind, ist die Seite davor überschaubar:
- Was Kunden fragen — Zähl eine Woche lang die Mails: Stand? Rechnung? Termin? Genau diese drei Dinge kommen ins Portal, mehr nicht.
- Login per Mail-Link — Kein Passwort: Kunde gibt Mail ein, bekommt einen Link mit Token (15 Minuten gültig), Sitzung als Cookie. Jeder Zugriff prüft: gehört dieser Datensatz diesem Kunden?
- Stand aus dem CRM — Deal-Phase und letzte Aktivitäten per API, in Kundensprache übersetzt („In Arbeit“ statt „Phase 3“).
- Belege anzeigen — Rechnungen aus Stripe/lexoffice/Weclapp per API auflisten, PDF durchreichen — nie im Portal speichern, immer frisch holen.
- Anfragen als Ticket — Formular im Portal → Aufgabe/Ticket bei dir (CRM-Aktivität oder eigenes Brett) mit Weckruf. Antwort geht zurück ins Portal, nicht per Mail-Kette.
- Datenschutz aufschreiben — Was gespeichert wird, wie lange, wo (EU). Ein Absatz auf der Portalseite, ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 2.990 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- deine Kunden dich regelmäßig nach Stand, Belegen oder Terminen fragen
- Projekte oder Aufträge über Wochen laufen
- du Freigaben nachvollziehbar haben willst
Passt nicht, wenn …
- deine Kunden einmal kaufen und nie wieder etwas brauchen
- es nur um Rechnungen geht — das kann eine Automation billiger
- noch kein System dahinter steht, aus dem das Portal seine Daten nimmt — dann zuerst das System
Häufige Fragen
Was kostet ein Kundenportal?
Ab 2.990 € einmalig plus 190 € im Monat — egal, ob zehn oder tausend Kunden es nutzen. Mehrere Rollen, Bezahlung im Portal oder mehrere Mandanten machen es größer.
Wie loggen sich Kunden ein?
Per Link in einer Mail, ohne Passwort. Auf Wunsch mit zusätzlichem Code. Jeder Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Daten.
Schickt das Portal automatisch Mails an Kunden?
Nein. Jede Nachricht ist erst ein Entwurf, den ein Mensch bei dir freigibt. Kein Kunde wird von einer Automatik zugespammt.
- Der Kunde sieht selbst — und fragt dort, wo die Frage sofort ankommt.
- Ab 2.990 € einmalig, 190 € im Monat, kein Preis pro Kunde.
- Mehrere Rollen, Bezahlung im Portal oder mehrere Mandanten machen es größer — deshalb „ab“.
Und immer dabei, egal welche Stufe: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: Stripe — Invoices API · lexoffice — Public API · OWASP — Authentication Cheat Sheet (Magic Links, Sitzungen) · DSGVO Art. 30 — Verarbeitungsverzeichnis · Kosten-Rechner (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.