Vertrieb + Backoffice aus einer Hand: ein Login für dein Team
CRM-Maske, Kundenportal, Buchhaltungs-Vorbereitung, Termin-Tool, alle Brücken — als eine Plattform, die wir betreiben. Statt fünf Abos ein Betrieb. Ab 6.990 € einmalig, 290 € im Monat.
Irgendwann hat jedes Unternehmen sie: die Liste der Abos. CRM, Termin-Tool, Portal-Dienst, Buchhaltungs-Anbindung, Messaging, Automations-Dienst — jedes einzeln vernünftig, zusammen 500 € im Monat, und keines redet richtig mit dem anderen. Eine Plattform ist die Antwort auf diese Liste: ein Login, ein Betrieb, ein Ansprechpartner.
- Was: CRM-Maske, Kundenportal, Termin-Tool, Buchhaltungs-Vorbereitung und alle Brücken als eine Plattform — ein Login, ein Betrieb.
- Preis: ab 6.990 € einmalig* (meist 9.000 €–18.000 €) + 290 €/Monat, eine Rechnung statt fünf Abos.
- Für wen: Teams von 5 bis 20, deren Abo-Liste lang ist.
Wir bauen Vertrieb und Backoffice als ein Ganzes: die Vertriebsmaske vor dem CRM, das Kundenportal, das Termin-Tool, die Buchhaltungs-Vorbereitung (Belege sammeln, Rechnungen zuordnen, Mahnwesen), alle Brücken zu Warenwirtschaft und Buchhaltung — und wir betreiben es. Dein Team hat einen Login, du hast einen Ansprechpartner, und die fünf Abos sind gekündigt.
Kurz erklärt — „Backoffice“: alles, was hinter dem Verkauf passiert: Rechnungen, Belege, Mahnungen, Termine, Dokumente. Meist verteilt auf drei Programme und zwei Menschen.
Kurz erklärt — „Buchhaltungs-Vorbereitung“: Belege sammeln, Rechnungen den Zahlungen zuordnen, offene Posten im Blick, Übergabe an den Steuerberater — vorbereitet vom System, geprüft von einem Menschen.
Was du bekommst
- Vertriebsmaske vor deinem CRM — Angebot, Rechnung, Nachfassen auf Knopfdruck
- Kundenportal — Stand, Belege, Termine, Freigaben, Anfragen als Ticket
- Termin-Tool mit Bestätigungen und Erinnerungen, Termine am Kontakt
- Buchhaltungs-Vorbereitung: Belege, Zuordnung, offene Posten, Mahnstufen, Export für den Steuerberater
- Alle Brücken: Warenwirtschaft, Buchhaltung, Zahlungsdienst, Postfach
- Ein Login, ein Rechte-System, ein Design — und ein Betrieb aus einer Hand
Genau das ist Stufe L · Eine Plattform im Kosten-Rechner: ab 6.990 € einmalig* + 290 € im Monat für Wartung und Betrieb — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Fünf gute Werkzeuge ergeben keine Werkstatt. Eine Werkstatt hat eine Tür.
So läuft es ab
Eine Tür statt fünf — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch + Abo-Liste: Wir gehen eure Werkzeuge durch — was bleibt (meist das CRM), was wird abgelöst, was verbunden.
- In Stufen live (6–10 Wochen): Erst die Maske, dann Termin-Tool und Portal, dann Backoffice — jede Stufe für sich nutzbar.
- Abos kündigen, Betrieb läuft: Am Ende steht eine Plattform, ein Monatspreis, ein Ansprechpartner.
Bei einem Dienstleister mit acht Leuten hieß die Liste vorher: Pipedrive-Module, Calendly Team, ein Portal-Dienst, Zapier, lexoffice-Anbindung über einen Drittanbieter — knapp 600 € im Monat. Heute: Pipedrive bleibt als Gedächtnis, alles andere ist eine Plattform bei uns. 290 € im Monat, und das Mahnwesen läuft zum ersten Mal pünktlich.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 6.990 € einmalig* · + 290 € im Monat für Wartung und Betrieb
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 9.000 € und 18.000 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Stufe L · Eine Plattform im Kosten-Rechner. Monatlich heißt: Hosting, Störungen, Updates, Backups, kleine Anpassungen — bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | Fünf Abos, oft 400–700 € im Monat, jedes mit eigener Rechnung | 290 € im Monat, eine Rechnung |
| Logins | Fünf | Einer |
| Wenn etwas hakt | Fünf Supports, die auf die anderen zeigen | Ein Ansprechpartner |
| Wachstum | Jeder Anbieter rechnet pro Kopf | Kein Preis pro Nutzer |
Weil es bei dir läuft
Statt fünf Abos ein Betrieb — der Monatspreis ersetzt bei den meisten Kunden mehr Mietsoftware, als er kostet. Die Plattform läuft bei uns oder auf deinem Server, gehört dir, und wenn ein Baustein dazukommt, ist das Bau, kein neues Abo. Exit-Garantie inklusive: alles zieht mit dir um.
- Fünf Abos, die keiner zusammenhält
- Fünf Logins, fünf Supports
- Backoffice, das jeden Monat von Hand nachgezogen wird
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Eine Plattform baut niemand an einem Wochenende — aber die Reihenfolge kannst du selbst gehen, Baustein für Baustein:
- Abo-Liste + Datenflüsse — Alle Werkzeuge mit Preis auf ein Blatt, Pfeile dazwischen: welche Daten fließen wohin? Was doppelt erfasst wird, ist der erste Kandidat.
- Das Gedächtnis festlegen — Ein System führt Kunden (meist das CRM). Alles andere liest von dort oder schreibt dorthin — nie zwei Wahrheiten.
- Reihenfolge: Maske, Termine, Portal, Backoffice — Jeder Baustein für sich nutzbar, jeder mit derselben Anmeldung und demselben Design. Die Anleitungen dazu stehen in den verlinkten Artikeln.
- Ein Login — Mail-Link oder CRM-Konto, Rollen zentral (Vertrieb, Backoffice, Leitung). Jeder Baustein fragt dieselbe Stelle: „Wer bist du, was darfst du?“
- Backoffice zuletzt — Belege sammeln (Postfach + Zahlungsdienst), Rechnungen Zahlungen zuordnen, offene Posten, Mahnstufen mit Freigabe. Export für den Steuerberater (DATEV-Format oder CSV).
- Abos kündigen, Betrieb regeln — Erst wenn ein Baustein zwei Wochen läuft, das Abo dahinter kündigen. Backups, Updates, Monitoring: einmal einrichten, monatlich prüfen.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 6.990 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- ihr fünf bis zwanzig Menschen seid und die Abo-Liste lang ist
- Vertrieb und Backoffice sich heute nicht sehen
- du einen Ansprechpartner für alles willst
Passt nicht, wenn …
- ihr nur ein Problem habt — dann ein System oder ein Baustein
- die Buchhaltung komplett beim Steuerberater bleibt und niemand Belege sehen will
- ihr in sechs Monaten fusioniert — dann warten
Häufige Fragen
Was passiert mit meinem bestehenden CRM?
Es bleibt meistens als Gedächtnis. Abgelöst werden die Werkzeuge drumherum: Termin-Dienst, Portal-Dienst, Automations-Dienst, Buchhaltungs-Anbindung über Drittanbieter.
Wie lange dauert der Aufbau?
Sechs bis zehn Wochen, in Stufen: erst die Maske, dann Termin-Tool und Portal, dann Backoffice — jede Stufe ist für sich nutzbar.
Was kostet die Plattform?
Ab 6.990 € einmalig plus 290 € im Monat — bei den meisten Kunden weniger als die Abo-Liste davor. Mandanten, Shop-Anbindung oder eigene Apps machen es größer.
- Eine Tür statt fünf — für dein Team und für deinen Betrieb.
- Ab 6.990 € einmalig, 290 € im Monat — meist weniger als die Abo-Liste davor.
- Mehrere Mandanten, Shop-Anbindung oder eigene Apps machen es größer — deshalb „ab“.
Und immer dabei, egal welche Stufe: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: Stripe — Payments & Invoices · DATEV — Schnittstellen und Formate · OWASP — Authorization Cheat Sheet (Rollen) · Hetzner Cloud — Preise · Kosten-Rechner (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.