Eine Automation: Angebot raus, Wiedervorlage rein — ohne dass jemand daran denkt
Ein Ablauf, der heute von Hand läuft, läuft danach von selbst: Angebot → Wiedervorlage, Bestellung → Rechnung, Formular → Aufgabe. Ab 990 € einmalig, 90 € im Monat — nicht pro Ausführung.
Jedes Unternehmen hat diesen einen Ablauf: Wenn A passiert, muss jemand B tun. Angebot verschickt — in fünf Tagen nachfassen. Bestellung eingegangen — Rechnung schreiben. Formular ausgefüllt — Aufgabe anlegen. Es sind nie die großen Dinge, die liegen bleiben. Es sind die kleinen, die jemand vergessen hat, weil gerade das Telefon klingelte.
- Was: ein Ablauf, der heute von Hand läuft (Angebot → Wiedervorlage, Bestellung → Rechnung, Formular → Aufgabe), läuft danach von selbst.
- Preis: ab 990 € einmalig* (meist 1.200 €–2.400 €) + 90 €/Monat — unbegrenzt viele Ausführungen.
- Für wen: Betriebe, bei denen ein Ablauf regelmäßig liegen bleibt oder die Zapier-Rechnung wächst.
Wir nehmen einen Ablauf, den heute ein Mensch anstößt, und lassen ihn eine Maschine anstoßen. Auslöser (etwas passiert im CRM, im Shop, im Postfach) → Regel (was soll dann geschehen) → Aktion (Mail, Aufgabe, Rechnung, Eintrag). Läuft auf deinem Server, so oft wie nötig — 10.000 Mal kostet dasselbe wie einmal.
Kurz erklärt — „Zapier / Make“: Mietdienste, die Programme miteinander verbinden. Abgerechnet pro Ausführung („Task“) — wer viel automatisiert, zahlt viel. Und der Ablauf läuft in deren Cloud.
Kurz erklärt — „Webhook“: ein Signal, das ein System schickt, wenn etwas passiert („Deal gewonnen“). Unsere Automation hört darauf und handelt — in Sekunden.
Was du bekommst
- Einen Ablauf, sauber gebaut: Auslöser, Regeln, Aktionen — mit Fehlerfall (was passiert, wenn das CRM mal nicht antwortet)
- Anbindung an deine Systeme: CRM, Shop, Buchhaltung, Postfach, Kalender, WhatsApp
- Ein Protokoll, in dem du siehst, was wann gelaufen ist
- Betrieb inklusive: Überwachung, Updates, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert
Genau das ist Stufe S · Ein Baustein im Kosten-Rechner: ab 990 € einmalig* + 90 € im Monat für Wartung und Betrieb — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Automatisieren heißt nicht, Menschen zu ersetzen. Es heißt, dass niemand mehr daran denken muss.
So läuft es ab
Auslöser, Regel, Aktion — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch: Welcher Ablauf, welche Systeme, was soll im Fehlerfall passieren?
- Bau + Testlauf: Wir bauen den Ablauf, du löst ihn mit echten Daten aus und siehst das Ergebnis im Protokoll.
- Live + Beobachtung: Zwei Wochen schauen wir mit — dann läuft er allein.
Bei einem Küchenstudio war es die Wiedervorlage: Angebot raus, nach fünf Tagen ohne Antwort eine freundliche Nachfass-Mail, nach zehn Tagen eine Aufgabe für den Verkäufer. Vorher: Wiedervorlagen im Kopf. Nachher: 30 % mehr Angebote, zu denen überhaupt jemand nachgefasst hat.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 990 € einmalig* · + 90 € im Monat für Wartung und Betrieb
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 1.200 € und 2.400 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Stufe S · Ein Baustein im Kosten-Rechner. Monatlich heißt: Hosting, Störungen, Updates, Backups, kleine Anpassungen — bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | Zapier ab 20 € — pro Monat und je nach Anzahl der Ausführungen schnell 50–100 € | 90 € im Monat, unbegrenzt viele Ausführungen |
| Wo läuft es? | In der Cloud des Anbieters | Auf unserem Server oder deinem |
| Fehlerfall | Task schlägt fehl, du erfährst es vielleicht | Protokoll + Benachrichtigung + wir schauen hin |
| Wenn eine Schnittstelle sich ändert | Dein Problem | Unser Betrieb |
Weil es bei dir läuft
Keine Gebühr pro Ausführung, keine fremde Cloud, durch die deine Kundendaten laufen, kein Abo, das mit jedem neuen Ablauf teurer wird. Die Automation läuft dort, wo deine Daten ohnehin sind — und wenn eine zweite dazukommt, kostet sie Bauzeit, keinen Monatspreis mehr.
- Vergessene Wiedervorlagen
- Abtippen zwischen zwei Programmen
- Ein Abo, das mit deinem Erfolg teurer wird
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Automationen sind das, womit die meisten anfangen — und womit man mit Claude Code am schnellsten etwas Echtes hat:
- Den Ablauf aufschreiben — Ein Satz: „Wenn
, dann .“ Dazu: Was passiert, wenn die Aktion scheitert? Wer erfährt es? - Auslöser anzapfen — Fast jedes System schickt Webhooks: Pipedrive („deal.change“), Shopify („orders/create“), Formulare per POST. Ein kleiner Endpunkt nimmt das Signal an.
- Regel schreiben — In Code, nicht in Klick-Kästchen: prüfen, ob die Bedingung stimmt (Phase = „Angebot verschickt“ seit 5 Tagen ohne Antwort), dann Aktion.
- Aktion ausführen — Mail über dein Postfach, Aufgabe per CRM-API, Rechnung über die Buchhaltungs-Schnittstelle (lexoffice, sevDesk, Weclapp).
- Protokoll + Alarm — Jede Ausführung in eine Datei oder Tabelle: Zeit, Auslöser, Ergebnis. Bei Fehler eine Nachricht an dich. Ohne Protokoll weißt du nie, ob es lief.
- Klein starten, beobachten — Erst nur protokollieren, nichts senden. Nach einer Woche prüfen, dann scharf schalten.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 990 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- ein Ablauf bei euch regelmäßig liegen bleibt
- ihr Zapier oder Make nutzt und die Rechnung wächst
- zwei Systeme miteinander reden sollen, ohne dass ein Mensch dazwischen sitzt
Passt nicht, wenn …
- der Ablauf noch nicht klar ist — erst den Prozess klären, dann automatisieren
- er einmal im Jahr läuft
- du fünf Abläufe auf einmal willst — dann ist es ein System
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu Zapier oder Make?
Zapier und Make rechnen pro Ausführung ab und laufen in deren Cloud. Unsere Automation läuft auf unserem oder deinem Server, kostet 90 € im Monat egal wie oft sie läuft, und deine Daten bleiben bei dir.
Welche Systeme können verbunden werden?
Alles mit Schnittstelle: CRM, Shop, Buchhaltung, Postfach, Kalender, WhatsApp, Warenwirtschaft. Ohne Schnittstelle reden wir erst über das System.
Was passiert, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert?
Das ist Betrieb: wir bekommen den Alarm, reparieren und du merkst es im Idealfall gar nicht.
- Ein Auslöser, eine Regel, eine Aktion — und niemand muss mehr daran denken.
- Ab 990 € einmalig, 90 € im Monat — nicht pro Ausführung.
- Mehrere Systeme, Verzweigungen, Freigabe-Schritte machen es größer — deshalb „ab“.
Und immer dabei, egal welche Stufe: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: Pipedrive — Webhooks · Shopify — Webhooks · lexoffice — Public API · Zapier — Preise (Vergleich) · Make — Preise (Vergleich) · Kosten-Rechner (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.