Omnichannel-Nachfassen: Mail, WhatsApp und Telefonnotiz in einem Faden je Lead
Jeder Kontakt zu einem Lead — egal über welchen Kanal — landet in einem Verlauf. Nachfassen läuft automatisch, zu Zeiten, die passen. Ab 3.490 € einmalig, 190 € im Monat, keine Nachrichten-Gebühren.
Der Lead hat per WhatsApp angefragt. Du hast per Mail geantwortet. Der Kollege hat angerufen und eine Notiz ins CRM getippt — in ein anderes Feld. Drei Kanäle, drei Wahrheiten, und beim nächsten Kontakt weiß niemand, was zuletzt war. Omnichannel heißt nicht „überall erreichbar“. Es heißt: ein Faden je Mensch.
- Was: Mail, WhatsApp, Telefonnotiz und Formulare in einem Verlauf je Lead; Nachfassen läuft automatisch, zu passenden Zeiten.
- Preis: ab 3.490 € einmalig* (meist 4.500 €–8.000 €) + 190 €/Monat, keine Gebühr je Nachricht.
- Für wen: Teams, bei denen Leads über mehrere Kanäle ankommen und Nachfassen Glückssache ist.
Alles, was zwischen dir und einem Lead passiert — Mail, WhatsApp, Telefonnotiz, Formular — landet in einem Verlauf am Kontakt. Antworten gehen aus demselben Verlauf zurück, über den Kanal, den der Lead benutzt hat. Und wenn er nicht antwortet, fasst das System nach: freundlich, zur richtigen Zeit, nie nachts, nie am Sonntag, bis er reagiert oder du stoppst.
Kurz erklärt — „Omnichannel“: alle Kanäle (Mail, WhatsApp, Messenger, Telefon, Formular) in einem System, mit einem Verlauf je Kontakt — im Gegensatz zu „Multichannel“, wo jeder Kanal für sich läuft.
Kurz erklärt — „Quiet Hours“: Sperrzeiten, in denen keine Nachricht rausgeht (nachts, Wochenende, Feiertage) — auch wenn die Nachfass-Regel es gerade wollte. Wird bei uns mit echter Zeitzone gerechnet, nicht mit festem Offset.
Was du bekommst
- Ein Verlauf je Lead: Mail, WhatsApp (über deine Nummer), Telefonnotizen, Formulare — chronologisch, an einer Stelle
- Antworten aus dem Verlauf, über den Kanal des Leads — mit Anhängen, Vorlagen, Signatur
- Nachfass-Sequenzen: Regeln je Phase (nach Angebot, nach Kennenlernen, nach Stille), Quiet Hours, Stopp bei Antwort
- Kanal-Erkennung: dieselbe Person über Mail und WhatsApp wird zusammengeführt, nicht doppelt angelegt
- Anbindung an dein CRM (Stand, Phase, Aufgaben), auf Wunsch an die Vertriebsmaske
- Betrieb: Kanal-Anbindungen, die sich ändern (WhatsApp!), fangen wir ab
Genau das ist Stufe M · Ein System im Kosten-Rechner: ab 3.490 € einmalig* + 190 € im Monat für Wartung und Betrieb — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Nachfassen verkauft. Nicht der erste Kontakt. Und nachfassen kann nur, wer weiß, was zuletzt war.
So läuft es ab
Viele Kanäle, ein Faden — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch: Welche Kanäle, welche Phasen, wann soll nachgefasst werden — und wann nicht?
- Anbindung + Verlauf: Kanäle verbunden, Bestand importiert, erste Verläufe sichtbar — du prüfst, ob die Zusammenführung stimmt.
- Sequenzen, Pilot, Live: Nachfass-Regeln mit dir getextet, zwei Wochen Pilot mit echten Leads, dann läuft es.
Das ist der Kern unserer eigenen Engine: Inbound über ein Schema, Outbound über einen Worker mit Kanalwahl und Sperrzeiten, Identitäten am Lead. Ein Fitness-Anbieter fasst damit jede Anfrage dreimal nach — Mail, dann WhatsApp, dann Aufgabe für den Menschen — und hat seine Abschlussquote aus Web-Anfragen fast verdoppelt, ohne eine Nachricht mehr von Hand zu schreiben.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 3.490 € einmalig* · + 190 € im Monat für Wartung und Betrieb
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 4.500 € und 8.000 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Stufe M · Ein System im Kosten-Rechner. Monatlich heißt: Hosting, Störungen, Updates, Backups, kleine Anpassungen — bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | Messaging-Plattformen ab 50–150 € pro Monat plus Gebühr pro Nachricht/Kanal | 190 € im Monat, keine Gebühr je Nachricht |
| Verlauf | Je Kanal ein Postfach | Ein Faden je Lead |
| Nachfassen | Sequenz-Tools als Zusatzabo | Eingebaut, mit Quiet Hours |
| Daten | Gesprächsverläufe beim Anbieter | Bei dir — sie gehören dir |
Weil es bei dir läuft
Keine Nachrichten-Gebühren an einen Anbieter, kein Postfach pro Kanal, keine Gesprächsverläufe in einer fremden Cloud. Das System läuft bei uns oder auf deinem Server, WhatsApp über deine Nummer, Mail über deine Domain — und die Verläufe gehören dir, auch wenn du irgendwann kündigst.
- Leads, die nach dem zweiten Kontakt einschlafen
- Drei Kanäle, drei Wahrheiten
- Gebühren pro Nachricht bei einem Anbieter
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Omnichannel selbst bauen heißt: erst der Faden, dann die Kanäle, zuletzt die Sequenzen — in dieser Reihenfolge:
- Ein Schema für alles — Jede Nachricht — egal welcher Kanal — wird zu einem Eintrag: Kontakt, Kanal, Richtung, Text, Zeit, Anhänge. Das ist der Faden.
- Identitäten am Kontakt — Am Kontakt stehen seine Adressen je Kanal (Mail, Telefonnummer für WhatsApp). Kommt eine Nachricht, wird über die Adresse der Kontakt gefunden — oder neu angelegt.
- Kanäle anschließen — Mail per IMAP/SMTP oder Mail-API; WhatsApp über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) mit deiner Nummer; Formulare per POST; Telefonnotizen von Hand ins selbe Schema.
- Antworten aus dem Faden — Antwort wählt automatisch den Kanal der letzten Nachricht. Anhänge, Vorlagen, Signatur.
- Sequenzen mit Sperrzeiten — Regel je Phase: „nach Angebot: Tag 3 Mail, Tag 7 WhatsApp, Tag 10 Aufgabe für Mensch“. Stopp bei jeder Antwort. Sperrzeiten mit echter Zeitzone (DST!) — nie nachts, nie Sonntag.
- Einwilligung prüfen — WhatsApp-Nachfassen nur mit Opt-in des Kontakts (WhatsApp-Regeln + UWG § 7). Ohne Einwilligung bleibt es bei Mail an Bestandskunden.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 3.490 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- Leads über mehrere Kanäle bei euch ankommen
- Nachfassen heute Glückssache ist
- du willst, dass jeder im Team sieht, was zuletzt war
Passt nicht, wenn …
- ihr nur einen Kanal nutzt — dann reicht eine Automation fürs Nachfassen
- Nachfassen bei euch bewusst nur persönlich passiert
- es noch keine Leads gibt, die man nachfassen könnte
Häufige Fragen
Läuft WhatsApp über meine eigene Nummer?
Ja, über deine Geschäftsnummer. Nachrichten gehen aus dem Verlauf raus und kommen dort an — ohne Gebühr je Nachricht an einen Anbieter.
Was sind Quiet Hours?
Sperrzeiten, in denen nichts rausgeht: nachts, am Wochenende, an Feiertagen — mit echter Zeitzone gerechnet. Eine Nachfass-Regel wartet dann bis zum nächsten erlaubten Zeitpunkt.
Was kostet Omnichannel-Nachfassen?
Ab 3.490 € einmalig plus 190 € im Monat. Telefonie-Anbindung, KI-Antwortvorschläge oder mehrere Teams machen es größer — deshalb „ab“.
- Ein Faden je Mensch — und niemand fragt mehr „was war zuletzt?“
- Ab 3.490 € einmalig, 190 € im Monat, keine Gebühr je Nachricht.
- Telefonie-Anbindung, KI-Antwortvorschläge oder mehrere Teams machen es größer — deshalb „ab“.
Und immer dabei, egal welche Stufe: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: WhatsApp Business Platform — Cloud API · WhatsApp — Business Messaging Policy (Opt-in) · UWG § 7 — Unzumutbare Belästigungen · IANA — Zeitzonen-Datenbank (DST) · Kosten-Rechner (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.