Inbound-Maske für Telefonservice: Anruf annehmen, Anliegen erfassen, nichts geht verloren
Für Telefonservices und Zentralen: der Anruf kommt rein, die Maske zeigt Begrüßung, Leitfaden und Regeln des Auftraggebers — der Agent erfasst Anliegen und Aktion, alles landet als Ticket oder Mail beim Auftraggeber und im CRM. Läuft mit jeder Telefonanlage. Ab 3.900 € einmalig, 190 € im Monat, keine Lizenz pro Sitzplatz.
Ein Telefonservice nimmt für zwanzig Auftraggeber Anrufe an. Jeder hat seine eigene Begrüßung, seine Regeln („keine Preise am Telefon“, „Notfälle sofort ans Handy“), seine Leute, an die weitergeleitet wird. Heute steht das in Word-Dokumenten, die Nachricht geht als Mail raus, und ob der Rückruf passiert ist, weiß niemand. Eine Inbound-Maske macht daraus einen Ablauf: Anruf rein, Auftraggeber erkannt, Anliegen erfasst, Aktion ausgelöst — und alles ist nachvollziehbar.
▶ Klickbare Demo — so fühlt es sich an
- Was: Anruf rein, Auftraggeber erkannt, Anliegen erfasst — Ticket/Mail an den Auftraggeber, Aktivität im CRM, Rückrufe auf der Tagesliste.
- Preis: ab 3.900 € einmalig* (meist 4.900 €–9.000 €) + 190 €/Monat — keine Lizenz pro Sitzplatz.
- Für wen: Telefonservices, Sekretariatsdienste, Zentralen und Kundendienste mit vielen Anrufen.
Der Agent sieht beim Klingeln, für welchen Auftraggeber der Anruf ist — mit angebundener Telefonanlage automatisch über die angerufene Nummer, sonst mit einem Klick. Die Maske zeigt Begrüßung, Leitfaden, häufige Fragen und die Regeln genau dieses Auftraggebers. Während des Gesprächs erfasst er Anrufer, Kategorie, Dringlichkeit und Nachricht — und was passieren soll: Nachricht an den Auftraggeber, Rückruf, Weiterleiten, Termin oder erledigt. „Abschließen“ schickt das Ticket oder die Mail an den Auftraggeber, schreibt die Aktivität ins CRM und setzt den Anruf auf die Tagesliste. Ist die Rufnummer bekannt, klappt die Kundenkarte mit Historie auf; wenn nicht, wird der Kontakt beim Speichern angelegt.
Kurz erklärt — „Inbound“: eingehende Anrufe — im Gegensatz zu Outbound (der Vertrieb ruft an). Für Inbound zählt: schnell wissen, wer anruft und für wen, und nichts vergessen.
Kurz erklärt — „Auftraggeber / Mandant“: die Firma, für die der Telefonservice ans Telefon geht. Jeder Auftraggeber hat eigene Begrüßung, Regeln, Kategorien und Empfänger — die Maske schaltet je Anruf um.
Kurz erklärt — „Telefonanlagen-Anbindung“: sipgate, Placetel, 3CX und die meisten Cloud-Anlagen melden per Webhook, welche Nummer angerufen wurde und wer anruft. Damit erkennt die Maske Auftraggeber und Kunde von selbst — ein Baustein obendrauf, keine Bedingung.
Was du bekommst
- Je Auftraggeber: Begrüßung, Leitfaden, FAQ, Regeln, Weiterleitungsziele, Kategorien — als Seitenpanel neben dem Gespräch
- Anruf-Erfassung: Anrufer (bekannt aus dem CRM oder neu), Kategorie, Dringlichkeit, Nachricht in eigenen Worten
- Aktion mit einem Klick: Nachricht/Ticket an den Auftraggeber, Rückruf-Aufgabe mit Wunschzeit, Weiterleiten mit Notiz, Termin buchen, erledigt
- Tagesliste: alle Anrufe mit Status, offene Rückrufe oben, Kennzahlen (Anrufe, Ø Dauer, Annahmequote)
- Alles im CRM: Aktivität am Kontakt oder neuer Kontakt mit Rufnummer und Anliegen
- Optional: Telefonanlage angebunden — Auftraggeber und Anrufer werden erkannt, Klick-to-Call, Gesprächsdauer
Genau das ist die Art Eine Maske vor deinem System: ab 3.900 € einmalig* + 190 € im Monat für Betrieb und Betreuung — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Die Maske weiß, für wen der Anruf ist. Der Agent weiß, was er sagen darf. Der Auftraggeber weiß, was war.
So läuft es ab
Vom Klingeln zum Ticket — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch + Zuhören: Wir hören bei ein paar Anrufen zu und sehen, was der Agent nachschlägt und wohin die Nachricht danach geht.
- Klickbarer Entwurf mit drei Auftraggebern: Nach einer Woche siehst du die Maske mit echten Leitfäden — und sagst, was fehlt.
- Bau, Test mit zwei Agenten, Live: Zwei bis vier Wochen. Die Telefonanlage bleibt; die Anbindung kommt als Baustein, wenn gewünscht.
Ein Telefonservice mit vier Agenten und rund 30 Auftraggebern: vorher Word-Leitfäden im Ordner, Nachrichten als Freitext-Mail, Rückrufe im Kopf. Nachher: der Agent sieht beim Klingeln den Auftraggeber, die Regeln liegen daneben, die Nachricht geht als Ticket raus, Rückrufe stehen auf der Tagesliste, bis sie erledigt sind. Der Auftraggeber bekommt eine saubere Zusammenfassung — und sieht im Portal, was heute für ihn anlag.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 3.900 € einmalig* · + 190 € im Monat für Betrieb und Betreuung
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 4.900 € und 9.000 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Art Eine Maske vor deinem System auf der Startseite. Monatlich heißt: läuft, bleibt aktuell, wächst mit — Server, Backups, Störungen, Schnittstellen-Änderungen, kleine Anpassungen ohne Stundenzählen, bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | Call-Center-Software 40–120 € je Sitzplatz und Monat | 190 € im Monat — für alle Agenten |
| Bei 5 Agenten | 200–600 € im Monat | 190 € im Monat |
| Leitfäden | Word-Dokumente, jeder hat eine andere Version | Je Auftraggeber in der Maske, eine Wahrheit |
| Nachricht an den Auftraggeber | Freitext-Mail | Ticket/Mail mit Kategorie, Dringlichkeit, Rückruf-Status |
| Telefonanlage | Muss zum Tool passen | Jede — Anbindung optional |
Weil es bei dir läuft
Keine Lizenz pro Sitzplatz — fünf Agenten kosten dasselbe wie einer. Keine Call-Center-Cloud, in der die Kundendaten deiner Auftraggeber liegen. Die Maske läuft bei uns oder auf deinem Server, nach deinen Datenschutz-Regeln — und ein neuer Auftraggeber ist ein Eintrag, kein neuer Vertrag.
- Leitfäden in Word-Dokumenten
- Nachrichten, die als Mail versickern
- Rückrufe, die niemand nachhält
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Eine Inbound-Maske ist ein Wochenendprojekt, wenn du mit einem Auftraggeber anfängst — so gehen wir selbst vor:
- Zuhören, Leitfäden einsammeln — Hör bei fünf Anrufen zu und sammel die Word-Leitfäden. Was der Agent nachschlägt, kommt als Seitenpanel in die Maske: Begrüßung, drei Regeln, Weiterleitungsziele.
- Ein Auftraggeber, ein Formular — Name, Rufnummer, Kategorie (Dropdown), Dringlichkeit, Nachricht, Aktion. Speichern schickt eine Mail an den Auftraggeber und schreibt eine Zeile in eine Tagesliste. Kein CRM nötig, um anzufangen.
- Auftraggeber-Umschalter — Jeder Auftraggeber ist ein Datensatz: Nummer, Begrüßung, Regeln, Kategorien, Empfänger. Die Maske zeigt beim Klick nur seine.
- CRM anbinden — Beim Speichern: Kontakt per Rufnummer suchen (Pipedrive/HubSpot-API), Aktivität anlegen oder Kontakt neu erzeugen. Ist die Nummer bekannt, zeig die letzten drei Aktivitäten.
- Rückrufe nachhalten — Aktion „Rückruf“ legt eine Aufgabe mit Wunschzeit an; die Tagesliste zeigt sie oben, bis jemand „erledigt“ klickt.
- Telefonanlage — Webhook der Anlage (sipgate, Placetel, 3CX): angerufene Nummer → Auftraggeber, Rufnummer → Kontakt. Dann klappt die Maske beim Klingeln von selbst auf.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 3.900 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- du Anrufe für mehrere Auftraggeber annimmst — Telefonservice, Sekretariatsdienst, Verwaltung
- deine Zentrale oder dein Kundendienst viele Anrufe erfasst und weiterleitet
- Auftraggeber wissen wollen, was für sie anlag — nachvollziehbar, nicht per Mail-Flut
Passt nicht, wenn …
- dein Team selbst anruft und verkauft — dann die Gesprächsmaske oder die Bestellmaske
- nur eine Person zehn Anrufe am Tag annimmt — das schafft ein Notizbuch
- du eine Telefonanlage ersetzen willst — wir bauen davor, nicht die Anlage
Häufige Fragen
Brauche ich eine bestimmte Telefonanlage?
Nein. Die Maske läuft ohne Anbindung — der Agent klickt den Auftraggeber. Mit sipgate, Placetel, 3CX oder einer anderen Cloud-Anlage erkennt sie Auftraggeber und Anrufer automatisch; das ist ein Baustein obendrauf.
Was kostet die Inbound-Maske?
Ab 3.900 € einmalig plus 190 € im Monat für alle Agenten — mehr als die Gesprächsmaske, weil je Auftraggeber eingerichtet wird und Tickets/Mails/Rückrufe zugestellt werden, weniger als die Bestellmaske, weil keine Warenwirtschaft dranhängt. Die Telefonanlagen-Anbindung kostet je nach Anlage 490–990 € einmalig. Viele Auftraggeber mit eigenen Portalen oder mehrere Teams machen es größer — deshalb „ab“.
Sieht der Auftraggeber, was für ihn anlag?
Ja — als Ticket oder Mail je Anruf, und auf Wunsch als Tagesübersicht. Rückrufe bleiben offen, bis sie erledigt sind.
- Anruf rein, Auftraggeber erkannt, Anliegen erfasst, Ticket raus — nachvollziehbar.
- Ab 3.900 € einmalig, 190 € im Monat, keine Lizenz pro Sitzplatz.
- Telefonanlagen-Anbindung ist ein Baustein obendrauf (490–990 € je nach Anlage), keine Bedingung.
Und immer dabei, egal welche Art: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: sipgate — Webhooks / Push-API · Placetel — API · 3CX — Call Control API · Pipedrive — API-Referenz · Nielsen Norman Group — Ten Usability Heuristics · Betrieb & Betreuung je Monat (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.