Vertriebszentrale: dein eigenes Kundensystem — Mail, WhatsApp, Telefon, Termine, Video an einem Ort
Kein Miet-CRM, sondern euer System von Grund auf: ein Faden je Kunde, WhatsApp Business über eine Nummer fürs Team, Telefonie mit einer Nummer nach außen, Termine und Video unter eurer Domain, Nachfassen eingebaut. Ab 34.900 € einmalig, 290 € im Monat — keine Lizenz pro Nutzer.
Irgendwann passt kein Miet-CRM mehr: Der Vertrieb telefoniert über eine Cloud, schreibt WhatsApp vom Handy, bucht Termine über ein drittes Tool, trifft sich in Zoom — und das CRM weiß von alldem nichts. Fünf Abos, fünf Logins, fünf Datenstände. Eine Vertriebszentrale ist das Gegenteil: ein System, das so gebaut ist, wie ihr arbeitet, in dem jeder Kanal an einem Kunden hängt — und das euch gehört.
▶ Klickbare Demo — so fühlt es sich an
- Was: euer Kundensystem von Grund auf — ein Faden je Kunde, WhatsApp über eine Nummer, Telefonie, Termine, Video, Nachfassen.
- Preis: ab 34.900 € einmalig* (meist 45.000 €–90.000 €) + 290 €/Monat — keine Lizenz pro Nutzer; Leitungen/Nachrichten beim Anbieter extra.
- Für wen: Vertriebsteams ab zehn Leuten, die heute fünf Tools nebeneinander bezahlen.
Wir bauen euer Kundensystem von Grund auf. Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben — mit einem Faden je Kunde, in dem Mail, WhatsApp, Anruf, Termin und Video untereinander stehen. WhatsApp läuft über die Business-API mit einer Nummer für das ganze Team: jeder antwortet, der Kunde sieht eine Nummer. Telefonie hat eine Nummer nach außen und mehrere Leitungen dahinter, Anrufe landen am Kontakt. Termine bucht der Kunde auf eurer Seite, Video läuft über euren eigenen Jitsi unter eurer Domain. Nachfassen mit Sequenzen und Ruhezeiten ist eingebaut. Das Ganze läuft auf eurem Server — keine Lizenz pro Nutzer, die Daten gehören euch.
Kurz erklärt — „WhatsApp Business API“: der offizielle Weg, WhatsApp aus einem System heraus zu nutzen: eine Nummer, viele Mitarbeiter, Verlauf am Kunden. Nachrichten kosten beim Anbieter (Meta) je nach Art ein paar Cent — das sind Folgekosten, die nicht bei uns anfallen.
Kurz erklärt — „Telefonie mit einer Nummer nach außen“: die Anlage (z. B. sipgate, Placetel) zeigt allen Kunden dieselbe Nummer, dahinter telefonieren mehrere Leitungen gleichzeitig. Leitungen und Minuten kosten beim Anbieter — auch das sind Folgekosten, nicht unsere.
Kurz erklärt — „Jitsi“: offene Video-Software, die wir auf eurem Server betreiben: Video-Räume unter eurer Domain, ohne Zoom-Konto und ohne Teilnehmerlizenz.
Was du bekommst
- Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben — ein Faden je Kunde über alle Kanäle, Suche über alles
- WhatsApp Business: eine Nummer fürs Team, Vorlagen, Verlauf am Kunden, Freigaben für Massen-Nachrichten
- Telefonie: eine Nummer nach außen, mehrere Leitungen, Anrufe als Aktivität, Klick-to-Call, Notiz im Gespräch
- Termine mit eigener Buchungsseite, Kalender-Spiegel, Bestätigungen aus dem eigenen Postfach
- Video-Räume über euren eigenen Jitsi — unter eurer Domain, ohne Fremd-Abo
- Nachfassen mit Sequenzen, Ruhezeiten, Textbausteinen; Rollen und Rechte; Export jederzeit
- Läuft auf eurem Server, gehört euch — keine Lizenz pro Nutzer
Genau das ist die Art Ein eigenes System: ab 34.900 € einmalig* + 290 € im Monat für Betrieb und Betreuung — es gehört dir, kein Preis pro Nutzer.
Fünf Abos wissen nichts voneinander. Ein System weiß alles über den Kunden.
So läuft es ab
Ein Ort für alle Kanäle — eigene Grafik, kein Stockbild.
- Gespräch + Zuschauen: Wir sehen uns an, wie euer Vertrieb heute arbeitet — welche Kanäle, welche Tools, wo es hakt.
- Klickbarer Entwurf: Nach zwei Wochen seht ihr Kundenkarte, Faden und Posteingang mit euren Daten (aus einer Kopie) — und sagt, was fehlt.
- Bau in Etappen, Live: Acht bis vierzehn Wochen. Erst Kontakte und Mail, dann WhatsApp und Telefonie, dann Termine und Video — jede Etappe geht live, das Team arbeitet früh damit.
Für einen Anbieter mit rund 30 Vertrieblern und mehreren Standorten haben wir genau so ein System gebaut: eigene Kundenkarten, Deals, Aufgaben, Kalender, WhatsApp und Telefonie am Kontakt, Video über eigenen Jitsi — statt HubSpot, Aircall, Calendly und Zoom nebeneinander. Vorher: fünf Abos, Daten in fünf Systemen, Monatskosten im vierstelligen Bereich. Nachher: ein Login, ein Datenstand, 290 € im Monat für Betrieb und Betreuung — und ein System, das mit jeder Anfrage über „Hilfe“ weiterwächst.
Was es kostet — und warum „ab“
ab 34.900 € einmalig* · + 290 € im Monat für Betrieb und Betreuung
Projekte dieser Art landen bei uns meist zwischen 45.000 € und 90.000 € — „ab“ ist der Boden, nicht der Durchschnitt. Was deins kostet, hängt an Umfang und Anbindungen.
Art Ein eigenes System auf der Startseite. Monatlich heißt: läuft, bleibt aktuell, wächst mit — Server, Backups, Störungen, Schnittstellen-Änderungen, kleine Anpassungen ohne Stundenzählen, bei uns oder auf deinem Server. Kein Preis pro Nutzer.
* Ab-Preise, weil jedes Projekt anders ist: Umfang und Grad der Individualisierung bestimmen den Preis — eine Landingpage mit Formular ist etwas anderes als eine mit eigenem Rechner und drei Anbindungen. Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.
| Punkt | Mietsoftware / Baukasten | Bei dir gebaut & betrieben |
|---|---|---|
| Kosten | CRM 50–100 € + Telefonie 30 € + WhatsApp-Tool 30 € + Termin-Tool 15 € + Video 15 € — pro Nutzer und Monat | 290 € im Monat für alle, plus Leitungen/Nachrichten beim Anbieter |
| Bei 10 Vertrieblern | 1.400–1.900 € im Monat | 290 € im Monat |
| Faden je Kunde | Fünf Systeme, fünf Verläufe | Einer |
| Passt zum Ablauf? | Ihr passt euch fünf Menüs an | Das System ist euer Ablauf |
| Wenn etwas fehlt | Warten, ob ein Anbieter es baut | Sagen — Anpassungen sind Betreuung |
Weil es bei dir läuft
Keine Lizenz pro Nutzer — dreißig Leute kosten dasselbe wie drei. Keine Kundendaten in fünf Clouds. Video und Termine unter eurer Domain, ohne Fremd-Logo. Das System läuft auf eurem Server, gehört euch, und wächst mit — Folgekosten gibt es nur beim Telefonie- und WhatsApp-Anbieter für Leitungen und Nachrichten, nicht bei uns.
- Fünf Abos, die nichts voneinander wissen
- CRM-Menüs, die euren Ablauf verbiegen
- Lizenzen pro Nutzer, die mit dem Team wachsen
So baust du es selbst — Schritt für Schritt
Ein eigenes Kundensystem ist kein Wochenende, aber auch keine Raketenwissenschaft — so gehen wir vor:
- Kontakte + Faden zuerst — Eine Datenbank (Postgres/SQLite), Tabellen Kontakt, Firma, Deal, Aktivität. Die Kundenkarte zeigt den Faden: alle Aktivitäten chronologisch. Kein Kanal, bevor das steht.
- Mail anbinden — IMAP/SMTP oder Graph-API: eingehende Mails per Adresse dem Kontakt zuordnen, ausgehende aus dem System senden. Das ist Kanal eins.
- WhatsApp Business API — Meta-Business-Konto, eine Nummer, Webhook für eingehende Nachrichten, Vorlagen für ausgehende. Jede Nachricht landet am Kontakt.
- Telefonie — Anlage mit Webhook (sipgate, Placetel): Anruf rein → Kontakt aufklappen, Klick-to-Call raus; eine Nummer nach außen konfigurieren.
- Termine + Video — Buchungsseite mit Kalender-Spiegel (Google/Microsoft), Jitsi auf eurem Server für Video-Räume je Termin.
- Nachfassen + Rechte — Sequenzen mit Ruhezeiten (siehe Automation), Rollen (Vertrieb/Leitung), Export. Danach wächst es mit dem Team.
Wenn du dabei merkst, dass du lieber begleitet baust: dafür gibt es Befähigen — von kostenlos bis drei Monate an deiner Seite. Und wenn du es gebaut haben willst: das ist genau dieses System, ab 34.900 €.
Für wen — und für wen nicht
Passt, wenn …
- euer Vertrieb über Mail, WhatsApp und Telefon arbeitet — und heute in fünf Tools
- ihr zehn und mehr Leute im Vertrieb habt, bei denen Lizenzen richtig Geld kosten
- ihr ein System wollt, das euch gehört und euren Ablauf abbildet
Passt nicht, wenn …
- euer CRM eigentlich passt und nur die Oberfläche stört — dann eine Maske davor
- ihr zu dritt seid — dann ist ein Miet-CRM plus Maske günstiger
- ihr keine Zeit für Etappen habt — so ein System braucht euch acht bis vierzehn Wochen an der Seite
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zur Vertriebsmaske?
Die Maske sitzt vor eurem Miet-CRM. Die Vertriebszentrale ersetzt es — mit eigenen Daten, eigenen Kanälen, auf eurem Server. Ab zehn Vertrieblern rechnet sich das schnell.
Welche Folgekosten kommen dazu?
WhatsApp-Nachrichten kosten bei Meta je nach Art ein paar Cent, Telefonleitungen und Minuten beim Telefonie-Anbieter — je nachdem, wie viele gleichzeitig telefonieren. Das fällt nicht bei uns an, wir richten es ein.
Wie lange dauert das?
Acht bis vierzehn Wochen in Etappen: erst Kontakte und Mail, dann WhatsApp und Telefonie, dann Termine und Video. Jede Etappe geht live.
- Ein Kundensystem statt fünf Abos — Mail, WhatsApp, Telefon, Termine, Video an einem Faden.
- Ab 34.900 € einmalig, 290 € im Monat, keine Lizenz pro Nutzer; Leitungen und Nachrichten kosten beim Anbieter.
- Mehr Standorte, Rollen oder Anbindungen (Warenwirtschaft, Buchhaltung) machen es größer — deshalb „ab“.
Und immer dabei, egal welche Art: die Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl. Software, Daten, Einstellungen, mit Anleitung.
Ob und wie das bei dir aussieht — was du brauchst und was du am Ende wirklich brauchst — finden wir nur im Gespräch heraus. 15 Minuten, dann weißt du, ob das, was du anpeilst, zu diesem Preis passt.
Aus dem Lesen soll Arbeit werden, die läuft.
Wir bauen Systeme wie die hier beschriebenen und halten sie am Laufen — bei uns oder auf deinem Server, es gehört dir. Oder wir bringen dich dahin, es selbst zu bauen.
🔁 Immer dabei: Exit-Garantie — kündigst du, ziehen wir alles kostenfrei auf einen Server deiner Wahl.
Quellen: WhatsApp Business Platform — Cloud API · sipgate — API · Jitsi Meet — Self-Hosting · Microsoft Graph — Mail API · Nielsen Norman Group — Ten Usability Heuristics · Betrieb & Betreuung je Monat (Preise, netto) · Exit-Garantie — Stand September 2026. Preise der Anbieter können sich ändern; unsere Preise sind Richtwerte, netto — verbindlich ist das Angebot nach dem Gespräch.